Nach der Bewilligung eines ZIM-Projekts geht es richtig los: Du entwickelst, testest, dokumentierst. Doch damit du die zugesagte Förderung auch tatsächlich erhältst, musst du regelmäßig ZIM-Nachweise und Berichte einreichen.
In diesem Artikel erfährst du, welche Unterlagen im Rahmen des Zentralen Innovationsprogramm Mittelstand erforderlich sind, wann sie abgegeben werden müssen – und wie du Fehler vermeidest.
ZIM-Formulare: Welche Nachweise sind wichtig?
Nachdem du den ZIM-Antrag eingereicht und den Zuwendungsbescheid erhalten hast, musst du noch weitere Nachweise rund um das Förderprojekt beim zuständigen Projektträger einreichen.
Die ZIM-Förderung wird schrittweise ausgezahlt. Dafür musst du belegen, dass:
- Kosten korrekt angefallen sind (finanzielle Nachweise)
- das Projekt plangemäß verläuft (technische Berichte)
- die Fördermittel sinnvoll verwendet wurden (Verwendungsnachweis)
Ohne diese Nachweise wird keine Auszahlung erfolgen. Deshalb sind sie fester Bestandteil jedes ZIM-Projekts – und sollten von Anfang an mitgeplant werden.
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1. ZIM-Zahlungsanforderung
Zweck: Abruf der Fördermittel für bereits angefallene Kosten
Zeitpunkt: Frühestens drei Monate nach Projektbeginn; danach in regelmäßigen Abständen, abhängig vom Projektfortschritt und den vertraglichen Vereinbarungen.
Inhalt:
- Detaillierte Auflistung der bisher angefallenen zuwendungsfähigen Kosten.
- Belege für die Ausgaben, z. B. Lohnabrechnungen, Rechnungen von externen Dienstleistern, Materialrechnungen.
Tipp: Führe von Beginn an eine strukturierte und nachvollziehbare Kostenübersicht, die den ZIM-Kategorien entspricht. Dies erleichtert die Erstellung der Zahlungsanforderungen und minimiert Rückfragen seitens des Projektträgers.
2. ZIM-Zwischenbericht
Zweck: Dokumentation des Projektfortschritts, Bewertung der erreichten Meilensteine und Identifikation möglicher Abweichungen vom ursprünglichen Projektplan.
Zeitpunkt: Die Termine für Zwischenberichte werden individuell im Zuwendungsbescheid festgelegt. Bei Projekten mit einer Laufzeit von mehr als 12 Monaten sind in der Regel ein oder mehrere Zwischenberichte erforderlich.
Inhalt:
- Aktueller Stand der Arbeitspakete und Teilziele.
- Bisher erzielte Ergebnisse und deren Bewertung im Kontext der Projektziele.
- Vergleich der geplanten (Soll) und tatsächlich erreichten (Ist) Ergebnisse.
- Begründung und Erläuterung von etwaigen Verzögerungen oder Änderungen im Projektverlauf.
Tipp: Nutze den Zwischenbericht nicht nur als Berichtspflicht, sondern auch als Instrument zur internen Qualitätssicherung und Projektsteuerung. Eine kritische Reflexion des bisherigen Projektverlaufs kann helfen, notwendige Anpassungen frühzeitig zu identifizieren und umzusetzen.
3. ZIM-Verwendungsnachweis (inkl. Sachbericht)
Zweck: Nachweis über die ordnungsgemäße Verwendung der Fördermittel und die Erreichung der Projektziele nach Abschluss des Projekts.
Zeitpunkt: Innerhalb von drei Monaten nach Projektende bzw. nach Erfüllung des Zuwendungszwecks.
Der Verwendungsnachweis besteht aus folgenden Teilen:
3.1 Zahlenmäßiger Nachweis
In diesem Teil werden die tatsächlich entstandenen Kosten aufgelistet und mit Belegen nachgewiesen. Es wird geprüft, ob die Fördermittel ordnungsgemäß und entsprechend den Vorgaben verwendet wurden:
Inhalt:
- Aufstellung der tatsächlich entstandenen, zuwendungsfähigen Kosten.
- Belegliste aller Ausgaben mit entsprechenden Nachweisen.
- Darstellung der Finanzierung, einschließlich Eigenmittel, Drittmittel und ZIM-Anteil.
3.2 ZIM-Sachbericht / Abschlussbericht
Hier dokumentierst du den gesamten Projektverlauf, die erreichten Ergebnisse sowie die Umsetzung des ursprünglichen Projektkonzepts. Es wird detailliert dargestellt, inwieweit die geplanten Ziele erreicht wurden, wie die Arbeitspakete bearbeitet wurden und ob es Abweichungen zum ursprünglichen Antrag gab.
Auch die geplante wirtschaftliche Verwertung (z. B. Markteinführung) muss erläutert werden. Der Sachbericht bildet somit den inhaltlichen Abschlussbericht des Projekts
Inhalt:
- Zusammenfassung des gesamten Projektverlaufs.
- Bearbeitung und Ergebnisse der einzelnen Arbeitspakete.
- Vergleich der geplanten Zielparameter mit den tatsächlich erreichten Ergebnissen.
- Bewertung der Zielerreichung und Erläuterung von Abweichungen.
- Aktualisierung des Markteinführungskonzepts und Darstellung der wirtschaftlichen Verwertung der Projektergebnisse.
💡 Hinweis: Die Richtlinie fordert keinen eigenen Abschnitt „Verwertung der Ergebnisse“, aber die wirtschaftliche Verwertung und das Markteinführungskonzept müssen im Sachbericht qualifiziert aktualisiert werden.
Wie erhältst du die offiziellen ZIM-Formulare?
Die aktuellen Formulare findest du auf den Webseiten der zuständigen Projektträger (z. B. AiF Projekt GmbH, VDI/VDE IT) oder auf zim.de. Alternativ kannst du sie auch per E-Mail anfordern, falls sie nicht öffentlich bereitgestellt werden.
Bei der fristgerechten Erstellung aller Berichte und Nachweise unterstützen wir dich Im Rahmen unserer ZIM-Beratung gern. Wenn du mit Clever Funding arbeitest, stellen wir dir alle erforderlichen Vorlagen rechtzeitig zur Verfügung – und helfen dir bei der Erstellung.
Zum Thema: Lohnt sich eine ZIM-Beratung?
Häufige Fehler bei ZIM-Nachweisen
- Fristen werden nicht eingehalten
- Belege fehlen oder sind unvollständig
- Zwischenbericht zu vage oder ohne Bezug auf Zielparameter
- Verwendungsnachweis ohne klare Erfolgskontrolle
Unser Tipp: Plane Nachweise von Anfang an als festen Projektbestandteil ein. Wenn du mit einem Berater arbeitest, kannst du den Aufwand auf wenige Stunden reduzieren.
Häufige Fragen zu Berichten im ZIM-Förderprojekt
Wann muss ich eine ZIM-Zahlungsanforderung stellen?
Du kannst frühestens drei Monate nach Projektbeginn eine Zahlungsanforderung einreichen. Danach ist sie in regelmäßigen Abständen möglich – meist alle 3 Monate oder projektabhängig. Voraussetzung ist, dass bereits förderfähige Kosten angefallen sind und belegt werden können.
Welche Unterlagen brauche ich für eine Zahlungsanforderung im ZIM?
Du musst alle zuwendungsfähigen Kosten auflisten und mit Belegen nachweisen – z. B. Lohnabrechnungen, Rechnungen von Dienstleistern oder Materialbelege. Wichtig ist eine strukturierte Kostenaufstellung nach ZIM-Kategorien.
Was ist der Verwendungsnachweis im ZIM-Programm?
Nach Projektende musst du belegen, wie die Fördermittel eingesetzt wurden. Der Verwendungsnachweis besteht aus einem zahlenmäßigen Nachweis (alle tatsächlichen Kosten inkl. Belegen) und einem Abschlussbericht mit Projektverlauf, Ergebnissen und Verwertung.
Fazit: Ohne Nachweise keine Auszahlung
Die Nachweise im ZIM-Projekt sind mehr als nur Pflichtaufgaben. Sie beeinflussen direkt, ob und wann du deine Fördermittel bekommst. Wenn du wenig Zeit hast oder auf Nummer sicher gehen willst, hilft dir eine ZIM-Beratung dabei, alle Unterlagen korrekt und rechtzeitig einzureichen.
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