Fragst du dich, wie und wann du belegen musst, ob ein Mitarbeiter an deinem Forschungsprojekt beteiligt war? Der Nachweis der Mitarbeiterbeteiligung ist besonders relevant, wenn dein Unternehmen einen Abruf aus der Forschungszulage macht, um beispielsweise das Gehalt eines Mitarbeiters zu decken. Hier kommt das Forschungszulagengesetz (FZLG) ins Spiel – es definiert den Prozess und die Anforderungen, wie du diese wichtige Information dokumentieren musst.
Die Richtlinien unterscheiden sich abhängig vom Status des Mitarbeiters. War ein Mitarbeiter zum Beispiel das komplette Kalenderjahr in Vollzeit an deinem Forschungsprojekt beteiligt, so reicht der Gehaltsnachweis aus. Es ist ausreichend, wenn der Projektmanager oder der Geschäftsführer bestätigt, dass der betreffende Mitarbeiter das ganze Jahr über in diesem speziellen Forschungsprojekt tätig war. Diese Anforderungen entsprechen den vom Bundesfinanzministerium festgelegten Bundeszulagen-Richtlinien.
Aber was passiert, wenn ein Mitarbeiter nur Teilzeit am Forschungsprojekt arbeitet oder an zusätzlichen Projekten beteiligt ist, die möglicherweise nicht für eine öffentliche Förderung beantragt wurden? In diesem Fall stehen deinem Unternehmen zwei Optionen zur Verfügung: erstens, die Nutzung eines elektronischen Zeiterfassungssystems. Dieses erfasst detailliert, wann und wie viel Zeit der Mitarbeiter in welchem Projekt verbracht hat. Mit diesen Daten kannst du dann feststellen, wie viele Arbeitsstunden von seinem Jahresbudget er für das Projekt verbraucht hat und entsprechend eine Berechnung für die Forschungszuschüsse erstellen.
Wenn kein elektronisches Zeiterfassungssystem vorhanden ist, musst du schlichtweg einen Stundenzettel ausfüllen. Dieser dokumentiert die genaue Arbeitszeit des Mitarbeiters an jedem Tag. Jede Stunde, die ein Mitarbeiter im Projekt verbringt, muss verzeichnet werden. Diese Methode erfordert im Idealfall die Unterschrift des Mitarbeiters selbst, ist aber auch in seiner Abwesenheit zulässig, solange der Projektleiter die Angaben bestätigen kann.
Ungeachtet der Dauer und der Einsatzbedingungen des Mitarbeiters sind diese drei Methoden die Standardprozesse, um der Bescheinigung Forschungszulage zu entsprechen und die Vorgaben des FZLG zu erfüllen, um die wertvollen Fördermittel für F&E Förderung und Innovationsförderung zu sichern.
