Mit der Forschungszulage kannst du dir einen finanziellen Vorteil sichern und bis zu 35 % deiner Personalkosten für Forschung und Entwicklung fördern lassen – große Unternehmen profitieren von 25 %. Doch welche Personalkosten sind förderfähig und wie lässt sich die genaue Höhe der Förderung berechnen?
In diesem Ratgeber zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du deine Forschungszulage für Personalkosten berechnen kannst – mit praxisnahen Beispielen für eine einfache Kalkulation.
Diese Personalkosten sind förderfähig
Zunächst musst du förderfähige Kosten in deinem Forschungsprojekt identifizieren, denn nicht alle Personalaufwände werden von der Forschungszulage gedeckt. Administrative oder organisatorische Aufgaben gehören in der Regel nicht dazu, da sie keinen unmittelbaren Zusammenhang zur tatsächlichen Forschungsarbeit haben.
Angestellte Mitarbeiter wie Forscher, Techniker, Entwickler, Laborassistenten und ähnliche Berufe dienen hingegen als guter Indikator, wenn sie relevante Forschungsaufgaben im Projekt übernehmen.
Förderfähige Kosten sind:
- Bruttogehälter von fest angestellten Mitarbeitern
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (z. B. Renten-, Krankenversicherung)
- Sonderzahlungen & Boni, die im Forschungsprojekt anfallen
- Arbeitszeit, die nachweislich für Forschung & Entwicklung genutzt wird
Nicht förderfähig sind:
- Verwaltungs- oder Organisationskosten
- Gehälter von Geschäftsführern (bei bestimmten Gesellschaftsformen)
- Freelancer & Werkverträge (außer über Auftragsforschung)
- Reisekosten & Sachmittel
Wichtig: Der Arbeitgeberanteil zur Zukunftssicherung (Sozialversicherung) ist ebenfalls förderfähig!
Die Abteilung oder der Titel spielen aber grundsätzlich keine Rolle – viel wichtiger sind die tatsächlichen Aufgaben. Mehr Infos dazu findest du in unserem Artikel zur Dokumentation.
So berechnest du deinen Förderbetrag pro Mitarbeiter
Den Antrag auf Forschungszulage stellst du rückwirkend nach Ablauf eines Wirtschaftsjahres, die Personalkosten sind also bereits angefallen. Bei den eigenbetrieblichen FuE-Aufwänden fragt das Formular beim Antrag die folgenden Daten ab:
- FuE-Personalkosten von Angestellten in Euro
- Forschungsaufwände in Personenmonaten
- Erbrachte Eigenleistung in Stunden (bei Personengesellschaften)
Mit unserer Hilfe kannst du die Personalkosten vorab berechnen bzw. einschätzen. Eine Berechnung erfolgt pro Mitarbeiter, bei der die Jahresarbeitszeit, die erbrachten Forschungsaufwände und das Jahresbrutto samt Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung (Zukunftssicherung) gegenübergestellt werden.
Beispielhafte Berechnung der Jahresarbeitszeit eines Vollzeit-Mitarbeiters:
| Jahresarbeitsstunden (40 Stunden x 52 Wochen) | 2.080 Stunden |
| – Urlaubsanspruch (30 Tage x 8 Stunden) | 240 Stunden |
| – Krankheitstage (10 Tage x 8 Stunden) | 80 Stunden |
| – Sonderurlaub (3 Tage x 8 Stunden) | 24 Stunden |
| – Gesetzliche Feiertage (6 x 8 Stunden) | 48 Stunden |
| – Kurzarbeit, Erziehungsurlaub | – |
| = Maßgebliche vereinbarte Jahresarbeitszeit | 1.648 Stunden |
Im zweiten Schritt erfolgt dann die Ermittlung des Anteils der Arbeitszeit für FuE-Tätigkeiten im FuE-Vorhaben. Hier geht es also um tatsächliche Forschungsaufgaben im Projekt, die beispielsweise aus der digitalen oder Stundenzettel-basierten Zeiterfassung stammen können.
Beispielhafte Berechnung zur Ermittlung des Anteils der Arbeitszeit für FuE-Tätigkeiten:
| Summe der Arbeitsstunden für FuE-Tätigkeiten laut Arbeitszeiterfassung | 1.200 Stunden |
| / Maßgebliche vereinbarte Jahresarbeitszeit | 1.648 Stunden |
| = Anteil der Arbeitszeit für FuE-Tätigkeiten im FuE-Vorhaben | 0.73 bzw. 73 % |
Mit diesem Wert sowie dem Jahresbrutto eines Mitarbeiters samt Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung kannst du im Anschluss den Förderbetrag bestimmen.
Beispielhafte Berechnung für einen Mitarbeiter in einem KMU (Projektbeginn ab 28.03.2024):
| An-Jahresbrutto (inkl. Boni) | 60.000 Euro |
| + Zukunftssicherung (Arbeitgeberanteile) | 12.000 Euro |
| = Personalkosten | 72.000 Euro |
| x Anteil der Arbeitszeit für FuE-Tätigkeiten im FuE-Vorhaben | 0.73 bzw. 73 % |
| = Bemessungsbetrag | 52.560 Euro |
| x Fördersatz für KMU | 35 % |
| = Förderbetrag | 18.396 Euro |
Hinweis: Die Berechnung und die Anforderungen können auf den ersten Blick ein wenig abschreckend wirken. In der Praxis lassen sich die meisten Daten relativ einfach über die Zeiterfassung (bspw. ERP-System oder Excel) und Lohnabrechnungen organisieren.
Weitere Berechnungsbeispiele zur besseren Abschätzung
Natürlich möchtest du für eine erste Abschätzung womöglich nicht für jeden Mitarbeiter einzeln eine derart komplexe Rechnung aufstellen. Du kannst in diesem Fall mit Annahmen oder Erfahrungswerten arbeiten, um dich an aussagekräftige Schätzwerte heranzutasten.
Hier sind zwei praktische Beispiele zu förderfähigen Forschungsprojekten in verschiedenen Unternehmen:
| KMU | Großkonzern | |
| Summe der Anzahl der Forschungsmitarbeiter:innen in Vollzeitäquivalenten | 25 | 100 |
| x durchschnittliche Gesamt-Personalkosten (inkl. Boni & Arbeitgeberanteilen) | 72.000 Euro | 80.000 Euro |
| = Bemessungsbetrag | 1.8000.000 Euro | 8.000.000 Euro |
| x Fördersatz | 35 % | 25 % |
| = Förderbetrag | 630.000 Euro | 2.000.000 Euro |
Bitte beachte, dass es bei der Forschungszulage zwischen 2020 und 2024 mehrere Änderungen mit Hinblick auf Bemessungsgrenzen und die zugehörigen Förderhöhen gab. Bei rückwirkenden Anträgen musst du also unter Umständen andere Werte berücksichtigen.
Als professionelle Beratung gehen wir gerne gemeinsam deine Personalkosten durch, damit du von der maximalen Forschungszulage profitieren kannst. Vereinbare mit nur einem Klick ein Beratungsgespräch.
Quellen: BSFZ, Bundesfinanzministerium
