Viele Unternehmen führen ihre Forschungs- und Entwicklungsprojekte nicht vollständig intern durch. Sie greifen auf spezialisierte externe Partner zurück – etwa Ingenieurbüros, Softwareagenturen oder Labore – um bestimmte Aufgaben effizient umzusetzen. Die zentrale Frage lautet dann oft: „Kann man die Kosten im Rahmen der Forschungszulage für externe Dienstleister fördern lassen?“
Die kurze Antwort lautet: Ja, das ist möglich – wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Seit den Änderungen durch das Wachstumschancengesetz 2024 können Unternehmen bis zu 70 Prozent der Auftragskosten für Forschungs- und Entwicklungsleistungen externer Partner als Bemessungsgrundlage ansetzen. Gerade für produzierende Unternehmen, technologieorientierte Start-ups oder Mittelständler ist das eine attraktive Möglichkeit, Entwicklungsaufwände steuerlich zu entlasten.
In diesem Beitrag erklären wir dir, wie externe Leistungen im Rahmen der Forschungszulage behandelt werden, welche Aufträge förderfähig sind und welche Fallstricke du vermeiden solltest.
Was sind externe Dienstleister im Sinne der Forschungszulage?
Externe Dienstleister sind rechtlich unabhängige Unternehmen, die Forschungs- oder Entwicklungsarbeiten im Auftrag durchführen. Dazu zählen etwa Softwareentwickler, Ingenieurbüros, Testlabore oder Designpartner, die an einem Innovationsprojekt mitwirken.
Entscheidend ist, dass die Leistungen unmittelbar zum Forschungs- und Entwicklungsziel beitragen und nach den Kriterien des § 2 FZulG als Forschung oder experimentelle Entwicklung gelten.
Nicht förderfähig sind Routine- oder Standardleistungen, die keinen direkten Forschungsbezug haben – etwa Produktionsaufgaben, reine Qualitätssicherung oder Marketing- und Beratungsleistungen.
Auftragsforschung oder Dienstleistung – was gilt wann?
Oft ist unklar, wann eine externe Leistung als „Auftragsforschung“ gilt und wann sie lediglich eine unterstützende Dienstleistung im eigenen Forschungsprojekt ist. Der Unterschied ist wichtig, weil sich daraus ergibt, wer die Forschungszulage beantragen darf.
Bei der Auftragsforschung beauftragt ein Unternehmen einen rechtlich unabhängigen Partner, der die F&E-Arbeiten selbstständig durchführt. Die wirtschaftlichen Rechte an den Ergebnissen müssen beim Auftraggeber liegen, ebenso das unternehmerische Risiko.
Wenn die externe Leistung hingegen lediglich eine Unterstützung der eigenen Forschung ist – etwa Berechnungen, Simulationen oder Tests –, bleibt die Verantwortung beim Unternehmen. Auch diese Leistungen sind förderfähig, sofern sie eindeutig dem F&E-Projekt zugeordnet sind.
Förderhöhe und Voraussetzungen
Für die Einbindung externer Dienstleister gilt nach dem Wachstumschancengesetz 2024 eine neue Regel: Unternehmen können bis zu 70 Prozent der Auftragskosten als Bemessungsgrundlage ansetzen.
- KMU erhalten auf diese Bemessungsgrundlage eine Förderquote von 35 Prozent, was – rein rechnerisch – einer Entlastung von bis zu 24,5 Prozent der tatsächlichen Auftragskosten entspricht.
- Größere Unternehmen können 25 Prozent der Bemessungsgrundlage geltend machen, also effektiv bis zu 17,5 Prozent steuerliche Förderung.
Voraussetzung ist, dass der Dienstleister seinen Sitz innerhalb der EU oder des EWR hat. Aufträge an Partner außerhalb dieser Regionen – etwa in den USA, Großbritannien oder Indien – sind nicht förderfähig.
💡Beispiel:
Ein Medizintechnik-Unternehmen beauftragt ein Labor mit der Entwicklung und Validierung eines Sensorsystems. Auftragssumme: 200.000 Euro. Davon sind 70 % (140.000 Euro) anrechenbar. Mit einem Fördersatz von 35 % ergibt sich eine Förderung von bis zu 49.000 Euro – vorbehaltlich der steuerlichen Anrechnung.
Welche externen Leistungen sind förderfähig?
Grundsätzlich sind alle Leistungen förderfähig, die einen klaren technischen Erkenntnisgewinn anstreben oder zur Lösung wissenschaftlicher und technologischer Unsicherheiten beitragen. Dazu zählen beispielsweise Softwareentwicklungen, Materialtests, Simulationen, Design- und Konstruktionsleistungen, Laboranalysen oder der Bau von Prototypen durch Dritte.
Wichtig ist, dass der Beitrag des Dienstleisters dokumentiert und eindeutig dem Forschungsprojekt zugeordnet wird. Unmittelbarer wirtschaftlicher Nutzen oder reine Produktionsaufgaben reichen nicht aus.
👉 Wenn du selbst Prototypen entwickeln oder fertigen lässt, lohnt sich ein Blick in unseren Artikel Forschungszulage für Produktentwicklung & Prototypen
Was ist nicht förderfähig?
Nicht alle externen Leistungen können über die Forschungszulage gefördert werden. Ausgeschlossen sind Tätigkeiten ohne direkten Forschungsbezug, zum Beispiel administrative Aufgaben, Projektmanagement, klassische Beratung oder Marketing. Auch routinemäßige Tests und Serienprüfungen ohne technische Unsicherheit fallen nicht unter die förderfähigen Aktivitäten.
Darüber hinaus sind externe Dienstleister mit Sitz außerhalb der EU oder des EWR von der Förderung ausgeschlossen. Gleiches gilt für Investitionen in Maschinen oder Anlagen – hier können nur die Abschreibungen berücksichtigt werden, sofern die Geräte ausschließlich im F&E-Projekt eingesetzt werden.
👉 Mehr Informationen zu den einzelnen Kostenarten findest du im Artikel Förderfähige Kosten im Überblick
So dokumentierst du externe Leistungen richtig
Damit die Förderung gewährt wird, müssen Unternehmen die Leistungen ihrer externen Partner eindeutig nachweisen. In der Praxis bedeutet das:
- Der Vertrag sollte klar als F&E-Leistung gekennzeichnet sein und das technische Ziel, die Aufgaben und die Ergebnisrechte beschreiben.
- Auf den Rechnungen sollte ein direkter Projektbezug erkennbar sein, etwa durch Angabe der Projektnummer oder der Projektbezeichnung.
- Alle relevanten Nachweise wie Laborberichte, Code-Dokumentationen, technische Zeichnungen oder Testprotokolle sollten aufbewahrt werden.
- Zudem ist ein Nachweis über den Sitz des Auftragnehmers im EU- oder EWR-Raum erforderlich.
Wir von Clever Funding prüfen für unsere Kunden alle relevanten Unterlagen im Vorfeld – so vermeidest du Rückfragen durch die Bescheinigungsstelle (BSFZ) oder das Finanzamt und stellst sicher, dass alle Förderkriterien erfüllt sind.
👉 Aus Erfahrung wissen wir: Eine frühzeitige Beratung spart hier viel Aufwand. In unserem Artikel Forschungszulage Dokumentation erfährst du, worauf es besonders ankommt.
Antrag und Ablauf
Die Beantragung erfolgt zweistufig:
- BSFZ-Bescheinigung: Unternehmen müssen zunächst bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) eine Projektbescheinigung beantragen, in der die Forschungsinhalte geprüft und bestätigt werden.
- Finanzamt: Erst nach der Bescheinigung kann die steuerliche Forschungszulage über das ELSTER-Portal oder die Körperschaftsteuererklärung beantragt werden.
Nach Prüfung durch das Finanzamt wird die Zulage mit der Steuerlast verrechnet oder ausgezahlt, falls keine Steuerschuld besteht.
👉 Eine ausführliche Anleitung dazu findest du in unserem Beitrag Forschungszulage Antrag beim Finanzamt – so funktioniert’s.
Fazit: Externe Partner clever einbinden – und Förderung sichern
Externe Dienstleister sind ein wichtiger Baustein erfolgreicher Innovationsprojekte. Wer sie richtig einbindet, kann von der Forschungszulage erheblich profitieren. Entscheidend ist, dass die Leistungen klar dem F&E-Ziel dienen, dass der Dienstleister seinen Sitz im EU-/EWR-Raum hat und dass alle Dokumente sauber aufbereitet sind.
Mit der aktuellen 70-Prozent-Regelung und einer Förderquote von bis zu 24,5 Prozent der tatsächlichen Ausgaben wird die Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern zu einem echten Wettbewerbsvorteil – besonders für KMU, die ihre Entwicklungsprojekte effizient umsetzen möchten.
Wir von Clever Funding helfen dir, externe Leistungen korrekt zuzuordnen, Verträge prüffähig zu gestalten und die maximale Förderung für dein Unternehmen zu sichern.
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