Glücklicherweise stellt die Forschungszulage beim Thema Dokumentation während der Antragsstellung sehr einfache Anforderungen. Viele Informationen zum Unternehmen und Projekt werden direkt über das Webportal der Bescheinigungsstelle (BSFZ) abgefragt. Externe Dokumente und Nachweise benötigst du im ersten Schritt also noch nicht.
Du versicherst hingegen zunächst beim Förderantrag gegenüber der BSFZ lediglich, dass alle Angaben wahrheitsgemäß und dokumentiert sind. Die eigentliche Vorlage der Dokumentation und die Einhaltung der Nachweispflicht wird erst mit dem späteren Antrag auf Abruf der Forschungszulage beim Finanzamt notwendig.
Was genau muss für die Forschungszulage dokumentiert werden?
Bei der Antragstellung führen dich elektronische Formulare durch alle notwendigen Angaben. Besonders wichtig ist dabei eine aussagekräftige, technisch einwandfreie Beschreibung deines Forschungsprojekts. Anschließend gibst du dort auch den zeitlichen, personellen und finanziellen Umfang deines FuE-Vorhabens an.
Hierbei musst du lediglich ein sogenanntes Gantt-Diagramm einreichen, welches das Kriterium der Planmäßigkeit für dein Projekt beschreibt. Zusätzlich raten wir dazu, auch Grafiken mit deinem Antrag einzureichen, um dem Gutachter noch mehr Informationen zu deinem Forschungs- und Entwicklungsprojekt zur Verfügung zu stellen.
Wurde dein Projekt durch die BSFZ positiv bewilligt bzw. zertifiziert, kannst du die Fördermittel im zweiten Schritt mit dem Antrag auf Abruf der Forschungszulage beim Finanzamt abrufen. Halter dazu folgende Nachweise bereit.
Nötige Nachweise für die Forschungszulage
| Nachweise über externe FuE-Dienstleisterkosten (EU / EWR) | Nachweise über interne FuE-Personalkosten |
| Liste aller Dienstleister im FuE-Projekt | Liste aller Mitarbeiter:innen im FuE-Projekt (Name, |
| Verträge (in deutscher Sprache oder übersetzt) auf Deutsch | Jahreslohnkosten / Gehaltsabrechnungen |
| Rechnungen | Stundenzettel für teilweise im Projekt arbeitende Mitarbeiter:innen (anteilig zu ihrer Anstellung oder bei Tätigkeit in mehreren FuE-Projekten) |
| Evtl. Aktennotizen zu, Zusatzerklärungs-Blätter zu Rechnungen / Rechnungsteilen | Evtl. Dokumentationen von Weiterberechnungen (von Tochter an Muttergesellschaft) |
Deswegen ist es ratsam, alle Nachweise zu förderfähigen Kosten von Anfang bereitzuhalten und für Anfragen in der Zukunft aufzubewahren. Es gilt nämlich seit dem Jahr 2017 die Belegvorhaltepflicht für Steuererklärungen.
Ebenfalls kann es vorkommen, dass die Abrufe zur Forschungszulage erst Jahre später im Rahmen einer Betriebsprüfung oder gesonderten Belegprüfung erfolgen.
Warum müssen relevante Zeitaufwände für die Forschungszulage festgehalten werden?
Wenn du deinen Antrag eingereicht hast, erhältst du innerhalb von 3 Monaten einen Bescheid. Fällt dieser positiv aus, enthält er auf Basis deiner Angaben im Webportal den konkreten Förderbetrag. Danach beantragst du mit dem Bescheid den Abruf der Forschungszulage beim Finanzamt – der Zuschuss erfolgt am Ende als Steuerverrechnung oder Auszahlung.
Zuvor muss aber das Finanzamt natürlich auch prüfen, ob die Kosten tatsächlich in dieser Höhe angefallen sind. Genau hierfür benötigst du Nachweise, damit auf den ersten Blick ersichtlich ist, dass die erfassten Zeitaufwände (und andere Ausgaben) im förderfähigen Zusammenhang mit dem Forschungsprojekt stehen.
Wie sollte die Stundenzettel-Dokumentation für die Forschungszulage aussehen?
Während Projektpläne, Rechnungen für Auftragsforschung und Abschreibungsverläufe für viele Unternehmen relativ klar und nachvollziehbar sind, sorgen Stundenzettel regelmäßig für offene Fragen. Denn für eine eindeutige Erfassung und Förderung sind manchmal mehr Angaben notwendig, als du vielleicht aus deinem Alltag gewohnt bist.
Es gibt keine vorgeschriebene Form, solange du die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ erfüllst.
Das bedeutet, du kannst beispielsweise das Zeiterfassungstool deines ERP-Systems nutzen oder sogar eine Excel-Liste anlegen.
Viel wichtiger ist, dass alle deine Stundenzettel richtig, nachvollziehbar, nachprüfbar sowie unveränderbar sind und damit die GoBD-Anforderungen erfüllen.
Eine Tabelle zur Zeiterfassung mit folgenden Angaben gilt als gutes Beispiel:
- Wirtschaftsjahr und Name des Mitarbeiters
- Kurzbezeichnung des R&D-Vorhabens und Vorhabens-ID (von BSFZ)
- Kurzbezeichnung der FuE-Tätigkeit
- Dokumentation der Arbeitsstunden auf Monats- und Tagesbasis
- Ermittlung der maßgeblichen vereinbarten Jahresarbeitszeit
- Ermittlung des Anteils der Arbeitszeit für FuE-Tätigkeiten im FuE-Vorhaben
- Geleistete Stunden bei Eigenforschung (für Geschäftsführer)
➡️ Hier geht’s zur Vorlage für den Stundenzettel (PDF + Excel)
Welche Personalkosten gehören in den Forschungszulage-Stundenzettel?
Ein weiterer Punkt, der oft für Verunsicherung sorgen kann, ist die klare Abgrenzung von förderfähigen FuE-Tätigkeiten, die im direkten Zusammenhang mit dem Forschungsprojekt stehen. So kommt es immer wieder vor, dass Unternehmen beispielsweise administrative oder organisatorische Aufwände erfassen – diese sind aber nicht förderfähig.
Für die Forschungszulage sind nur die forschenden Mitarbeiter relevant: Forscher, Techniker, Entwickler, Laborassistenten und ähnliche Berufe dienen als guter Indikator, sofern sie tatsächliche Forschungstätigkeiten leisten.
Jedoch ist es irrelevant, aus welcher Abteilung ein Mitarbeiter kommt und welches Vorwissen er mitbringt. So kann auch jemand aus dem Bereich Marketing FuE-Leistungen tätigen, sofern diese keine Marketingaufgaben beinhalten.
Außerdem interessant: Forschungszulage richtig bilanzieren – so geht’s ganz einfach
Tipps zur einwandfreien Dokumentation
Wenn du von Anfang an (oder zumindest nach deinem positiven Bescheid) auf eine transparente Zeiterfassung setzt und deine forschenden Mitarbeiter darüber aufklärst, sparst du am Ende hohe Aufwände.
Halte dich deswegen bei deinen Stundenzetteln an folgende Tipps:
- Entscheide dich frühzeitig für deine ideale Dokumentationsform, mit der du alle GoBD-Grundsätze problemlos erfüllen kannst – ob ERP-System oder Excel.
- Kläre deine Mitarbeiter darüber auf, welche Tätigkeiten förderfähig sind und erfasst werden müssen – biete im Zweifel eine kurze Schulung an.
- Erfasse möglichst zeitnah alle Aufwände, selbst wenn es dazu keine bindende Vorgabe gibt. Eine saubere Erfassung ist Wochen oder Monate später deutlich schwieriger.
- Stelle sicher, dass deine Dokumentation auch in den Folgejahren problemlos auffindbar bleibt – das ist wichtig für Lerneffekte und mögliche Nachforderungen.
Manchmal wusste dein Unternehmen im Vorfeld jedoch nicht, dass es später einen Antrag auf Forschungszulage stellen wird. Oft fehlen also genaue Stundenzettel mit den eher hohen Anforderungen. Doch selbst in diesem Fall hast du eine praktische Möglichkeit.
Du darfst nämlich rückwirkend mit Schätzwerten arbeiten (nicht tagesgenau), solange diese nach bestem Wissen und Gewissen gemacht werden. Achte aber unbedingt auf die Abgrenzung von Krank- und Urlaubstagen – diese sind niemals als Arbeitszeit zu erfassen!
Hinweis: Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben, ohne zuvor den Stundenzettel zu unterschreiben, dann kann das der Teamleiter in Vertretung übernehmen.
Mit guter Dokumentation gelingt dir auch Jahre später der Antrag
Obwohl es sich bei der Forschungszulage um eine rückwirkende Antragstellung und Förderung handelt, solltest du idealerweise bereits zum Projektstart auf eine saubere Dokumentation achten (zumindest bei deinen späteren Folgeanträgen!). Dann gelingt es dir sogar, einen erfolgreichen Antrag bis zu vier Jahre lang rückwirkend zu stellen.
Hast du noch weitere Fragen zum Thema Forschungszulage & Dokumentation oder suchst du nach einer kompetenten Förderberatung? Wir kennen uns mit korrekter und nachvollziehbarer Zeiterfassung bestens aus – vereinbare jetzt deinen kostenlosen Beratungstermin!
