Die Forschungszulage gilt als wichtiger Baustein, um forschungsintensive Bereiche in Deutschland konkurrenzfähig zu halten. Grundsätzlich können alle steuerpflichtigen Unternehmen und Personen davon profitieren, unabhängig von ihrer Größe oder ihrer Gewinnsituation.
Da sie aber als steuerfreie Gutschrift erfolgt, gibt es bei der Bilanzierung der Forschungszulage einige Besonderheiten zu beachten.
In diesem Artikel erklären wir dir, wie und wann du die Forschungszulage korrekt buchen kannst, um deinen Jahresabschluss ordentlich aufzustellen. Solltest du anschließend noch weitere Fragen zu diesem spannenden Thema haben, stehen wir dir gerne als erfahrener Partner zur Seite.
Die Bedeutung der Forschungszulage für F&E-intensive Unternehmen
Innovationen gelten als bedeutender Wettbewerbsfaktor der deutschen Wirtschaft. Doch die notwendigen Investitionen sind aufgrund von Inflation und steigenden Arbeitskosten in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Um diesem Problem zu begegnen, können alle forschenden Unternehmen seit 2020 die steuerfreie Forschungszulage beantragen.
Mehr zum Thema: Forschungszulage beantragen: In 7 Schritten zum Antrag
Wie wichtig diese finanzielle Unterstützung vor allem für KMU sein kann, wird aus den hohen Zulagen ersichtlich. Dein Unternehmen kann dadurch nämlich Beträge in Millionenhöhe zurückerhalten, um hohe Forschungsausgaben besser stemmen zu können. Im Idealfall beläuft sich die Gesamtsumme ab 2024 auf insgesamt 3,5 Millionen Euro!
Dazu gehören allen voran die folgenden Förderbeträge:
- 25 bis 35 % Förderquote für Personalkosten
- 15 bis 17,5 % Förderquote für Auftragsforschung
- 40 bis 70 Euro pro Stunde bei eingebrachter Eigenleistung
- Ab 28. März 2024: Ausgaben für notwendige Forschungsgüter
Die höheren Förderquoten und Beträge gelten dabei unter bestimmten Voraussetzungen seit dem 28. März 2024 (nach Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes, das für 2024 einige Neuerungen brachte).
Das macht diese attraktive Zulage im Bereich Forschung und Entwicklung zum unverzichtbaren Instrument einer nachhaltigen Finanzierung. Ob IT, Maschinenbau oder Produktion – folgende Grafik zeigt die häufigsten Antragsteller nach ihrer Branche:
Quelle: BSFZ – Antragsteller nach Wirtschaftszweigen (10 häufigste)
Bilanzierung der Forschungszulage: Das musst du wissen
Der Großteil aller forschenden Unternehmen ist in Deutschland bilanzierungspflichtig und muss eine erhaltene Zulage entsprechend verbuchen. Im Idealfall erfolgt sie komplett als steuerfreie Erstattung bzw. Anrechnung auf die nächste Steuervorauszahlung (Einkommen- oder Körperschaftsteuer). Damit mindert sie die Steuerlast eines Unternehmens.
Sollte ein Unternehmen zwar steuerpflichtig sein, aber aufgrund der eigenen Gewinnsituation keine Steuern zahlen, dann kommt es sogar zu einer Auszahlung der Forschungszulage. Es kann also je nach Ausgangssituation durchaus Unterschiede geben, wie die Bilanzierung der Forschungszulage aussehen kann.
Eine tatsächliche Auszahlung ist aber eher die Ausnahme. In den nachfolgenden Abschnitten gehen wir auf unterschiedliche Situationen. Es kann nämlich zwischen Kapital- und Personengesellschaften Unterschiede geben, wie die Forschungszulage bei der Buchung zu erfassen ist.
Forschungszulage buchen – so geht’s
Als nicht rückzahlbare Zuwendung der öffentlichen Hand (im Sinne von IDW St/HFA 1/1984), fällt die Forschungszulage bei der Bilanzierung unter sonstige betriebliche Erträge. Dabei sind wiederum Entstehung, Aktivierungszeitpunkt und die Auswirkungen auf GuV zu beachten.
1. Entstehung des Anspruchs
Der Anspruch entsteht mit dem Ablauf des Wirtschaftsjahres, in dem die förderfähigen Aufwände entstanden sind. Du solltest aber beachten, dass du die Forschungszulage bis zu vier Jahre rückwirkend beantragen kannst. Dein Unternehmen kann also im Jahr 2024 sogar noch einen berechtigten Anspruch zurück bis ins Jahr 2020 geltend machen.
Bei einer positiven Bewilligung erfolgt zur nächsten Veranlagung der Einkommen- oder Körperschaftsteuer eine Reduktion bzw. steuerfreie Erstattung der Steuervorauszahlung. Hierfür erhält dein Unternehmen von der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) einen gesonderten Vordruck für das Finanzamt zur Festsetzung der Erstattung.
2. Aktivierungszeitpunkt
Für eine Aktivierung reicht es bereits aus, wenn dein Unternehmen die sachlichen Voraussetzungen zum Abschlussstichtag erfüllt. Dabei kann der Antrag auf Festsetzung der Forschungszulage beim Finanzamt entweder bereits gestellt sein. Oder aber du wirst ihn mit an „Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit“ noch vor dem Stichtag stellen.
Anschließend ist die Zulage nach dem Realisationsprinzip als Vermögensgegenstand unter Zunahme des sogenannten Grundsatzes der „Quasi-Sicherheit“ zu aktivieren. Die positive Bewilligung (Zertifikat) und der ausgestellte Vordruck der BSFZ erfüllen diesen Grundsatz. Somit ist davon auszugehen, dass der Anspruch auf die Forschungszulage tatsächlich besteht.
3. GuV-Ausweis
Vereinnahmte Forschungszulagen sind erfolgswirksam in der Gewinn- und Verlustrechnung unter den sonstigen betrieblichen Erträgen zu verbuchen (§§ 275 Abs. 2 Nr. 4, Abs. 3 Nr. 6 HGB). Obwohl im Anschluss eine Anrechnung auf die nächste Einkommen- oder Körperschaftsteuer erfolgt, ändert das nichts an der Bilanzierung der Forschungszulage.
Vorsicht: Es handelt sich nicht um eine negative Steuer. Eine Buchung unter „Steuern vom Einkommen und vom Ertrag“ kommt deshalb nicht infrage. Bei einer bilanzierenden Mitunternehmerschaft kann jedoch eine anteilige Verrechnung oder Erfassung als Entnahme oder Forderung gegen den Gesellschafter entstehen (siehe § 1a KStG).
Forschungszulage richtig buchen: Kapital- oder Personengesellschaft?
Die handelsrechtliche Bilanzierung wird im Gesetz zur Forschungszulage (FZulG) nicht behandelt. Ebenso sind Zulagen der öffentlichen Hand im HGB nicht explizit geregelt. Alle Vorgaben richten sich also nach der bereits genannten Stellungnahme HFA 1/1984.5
Der Zeitpunkt der Aktivierung kann sich je nach Rechtsform unterscheiden, wobei es Unterschiede zwischen Kapital- und Personengesellschaften gibt.
Kapitalgesellschaften
Für Kapitalgesellschaften gilt grundsätzlich eine Antragstellung bzw. geplante Antragstellung beim Finanzamt vor dem Abschlussstichtag als Voraussetzung für eine Aktivierung. Dadurch ist es sogar möglich, die Forschungszulage im Jahr der Entstehung der förderfähigen Kosten zu aktivieren und entsprechend zu verbuchen.
Selbst der Arbeitslohn eines Gesellschafters oder Anteilseigners einer Kapitalgesellschaft kann förderfähig sein, sofern dieser selbst forschend ist und Eigenleistung erbringt. Wird das Wahlrecht zur Aktivierung von Entwicklungskosten nicht in Anspruch genommen. Dann ist die Zulage als sonstiger betrieblicher Ertrag zu erfassen – zum Aktivierungswahlrecht später mehr.
Zum Thema: Ist dein KI-Projekt förderfähig?
Personengesellschaften
Bei Personengesellschaften sieht die Bilanzierung und Buchung der Forschungszulage ein wenig anders aus. Die gewährten Förderbeträge werden direkt auf die persönliche Steuerschuld der Gesellschafter angerechnet und reduzieren somit wieder die Steuerlast. Eine Aktivierung und somit die weitere Bilanzierung kommen hingegen nicht infrage.
Denn die finanzielle Unterstützung durch die Forschungszulage betrifft nicht die Vermögenssphäre der Personengesellschaft. Gesellschafter dürfen jedoch die Zulage freiwillig einlegen, ob als erfolgsneutrale Rücklage oder als erfolgswirksamer Ertragszuschuss. Dadurch lässt sich eine Bilanzierung der Forschungszulage wie bei einer Kapitalgesellschaft erreichen.
Sonderfall Aktivierungswahlrecht
Forschungskosten sind grundsätzlich nicht aktivierungsfähig und unterliegen einem Aktivierungsverbot. Das gilt jedoch nicht für Entwicklungskosten, die sich in der Handelsbilanz als Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines immateriellen Vermögensgegenstands ausweisen lassen. Es besteht ein Aktivierungswahlrecht (§ 248 Abs.2 S.1, § 255 Abs.2a HGB).
In einem solchen Fall ist die Zulage über die Nutzungsdauer des Vermögensgegenstands zu verteilen. Das geschieht entweder durch Absetzung von den aktivierten Herstellungskosten oder über einen passivischen Sonderposten nach § 265 Abs.5 S.2 HGB. Wer in diesem Fall die Forschungszulage richtig buchen möchte, sollte diese Ausnahme beachten.
Maximiere die Bemessungsgrundlage deiner F&E-Investitionen
Ein wichtiger Richtwert bei der Forschungszulage ist die Bemessungsgrundlage deiner Investitionen in Forschung und Entwicklung. Da eine anteilige Förderung erfolgt, führt ein möglichst hoher Wert zu einem ebenso höheren Förderbetrag. Die Bemessungsgrundlage wurde mit dem neuen Wachstumschancengesetz von 4 Mio. Euro auf 10 Mio. Euro erhöht.
Durch eine Sonderregel können KMU dabei bis zu 3,5 Mio. Euro als finanzielle Unterstützung bzw. Steuererstattung erhalten!
Änderungen zwischen 2020 und 2024 beachten
Als die Forschungszulage im Jahr 2020 eingeführt wurde, betrug die maximale Bemessungsgrundlage gerade einmal 2 Mio. Euro. Doch als Reaktion auf die Coronakrise und den steigenden Wettbewerbsdruck hat die Bundesregierung die Unterstützung ausgeweitet.
Heute gelten für die Bemessungsgrundlage die folgenden drei Zeiträume:
- 1. Januar 2020 bis 30. Juni 2020: Maximal 2 Millionen Euro
- 1. Juli 2020 bis 27. März 2024: Maximal 4 Millionen Euro
- Ab 28. März 2024: Maximal 10 Millionen Euro
Entscheidend ist der Zeitpunkt, an dem die Aufwendungen für Forschung und Entwicklung entstanden sind. Weitere Informationen zu diesem Thema findest du beispielsweise direkt auf der offiziellen Seite der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ).
Alle förderfähigen Projekte auch rückwirkend identifizieren
Im ersten Schritt ist es unabdingbar, alle Forschungs- und Entwicklungsprojekte im Unternehmen zu identifizieren. Diese müssen natürlich die notwendigen Kriterien für eine mögliche Förderung erfüllen. Prinzipiell umfasst das die Bereiche Grundlagenforschung, industrielle Forschung und experimentelle Entwicklung.
Darüber hinaus müssen die jeweiligen Projekte neuartig, schöpferisch, systematisch und reproduzierbar sein sowie einen ungewissen Ausgang haben. Weitere Informationen zu den Kriterien findest du in unserem Artikel zur steuerfreien Forschungszulage 2024. Wie bereits erwähnt, kannst du deine Projekte sogar vier Jahre lang rückwirkend fördern lassen.
Ausgaben für Forschung und Entwicklung transparent erfassen
Zudem müssen selbstverständlich alle anfallenden Kosten nachweislich erfasst werden, um sie gegenüber der Bescheinigungsstelle ausweisen zu können. Eine ordentliche Planung aller Aufgaben und Ausgaben ist deswegen essenziell. Zu den förderfähigen Positionen gehören Personalkosten, Auftragsforschung, Eigenleistung und notwendige Forschungsgüter.
Jede Position hat dabei eine andere Förderquote, die seit dem Wachstumschancengesetz sogar Unterschiede zwischen KMU und Großkonzernen macht. So können kleine und mittelständische Unternehmen im Optimalfall bis zu 3,5 Mio. Euro erstattet bekommen. Bei Großunternehmen ist hingegen ein Maximalbetrag von bis zu 2,5 Mio. Euro möglich.
Forschungszulage für die Bilanzierung der Folgejahre geltend machen
Eine Bewilligung ist der perfekte Indikator, dass die Forschungsarbeit deines Unternehmens auch in den Folgejahren förderfähig sein könnte. Solange sich also nichts an den wesentlichen Rahmenbedingungen ändert, kannst du die Zulage jedes Jahr erhalten. Über mehrere Jahre hinweg ist auf diese Weise eine attraktive Unterstützung möglich!
Das erfordert jedoch jedes Jahr einen neuen Antrag samt neuem Prüfungsprozess bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage. Ein Folgeantrag ist meistens deutlich einfacher und schneller erledigt, weil du den Prozess bereits kennst. Dennoch sollte es keine Einladung sein, beim Thema Dokumentation und Nachweisbarkeit fahrlässig zu handeln.
Bei Bedarf unbedingt auf einen erfahrenen Berater setzen
Am Ende ist vor allem die richtige Expertise entscheidend, ob du alle förderfähigen Projekte und Kosten identifizieren kannst. Das ist besonders für KMU hilfreich, die sonst womöglich ihre Bemessungsgrundlage nicht ausreizen und damit Fördergelder liegen lassen. Deswegen ist eine kompetente Beratung bei der Forschungszulage unverzichtbar.
Ein erfahrener Berater ist in der Lage, alle förderfähigen Forschungs- und Entwicklungskosten zu erfassen und ordentlich zu dokumentieren. Das reduziert die Aufwände und steigert deine Erfolgschancen. Dein Unternehmen kann sich dann weiterhin auf das Kerngeschäft konzentrieren und muss keine (unerfahrenen) Mitarbeiter mit der Antragstellung belasten.
5 essenzielle Fragen und Antworten für Unternehmen
Wann kann ich die Forschungszulage bilanzieren?
Die öffentliche Förderung kann in der Handelsbilanz bilanziert werden, wenn es höchstwahrscheinlich ist, dass du die Forschungszulage erhältst und daher eine Bescheinigung vorliegt.
Wenn du die Bescheinigung Forschungszulage bereits vorliegen hast, kann man davon ausgehen, dass der Zuschuss abgerufen wird. Denn du hast einen Rechtsanspruch darauf und er ist bereits zertifiziert. Daher kannst du in diesem Moment den Forschungszuschuss bilanzieren.
Wie wird die Forschungszulage in der Bilanzierung behandelt?
Die Forschungszulage ist eine nicht rückzahlbare Zuwendung der öffentlichen Hand (im Sinne von IDW St/HFA 1/1984). Damit muss eine Bilanzierung unter sonstige betriebliche Erträge erfolgen. Ein Ausweis innerhalb des Postens „Steuern vom Einkommen und vom Ertrag“ oder „sonstigen Steuern“ kommt nicht in Betracht!
Was sind die wichtigsten Schritte, um die Forschungszulage richtig zu buchen?
Sobald die Bewilligung (Zertifikat) der BSFZ vorliegt, kannst du mit dem gesonderten Vordruck einen Antrag auf Festsetzung der Forschungszulage stellen. Ist hierfür das (geplante) Antragsdatum beim Finanzamt vor dem Bilanzstichtag, dann ist die Zulage zu aktivieren. Du musst sie unter sonstige betriebliche Erträge verbuchen.
Wie beeinflusst die Forschungszulage den Jahresabschluss eines Unternehmens?
Da es sich um eine steuerfreie Erstattung handelt, reduziert sie die Steuerlast eines Unternehmens. Zwar wird sie zunächst in der GuV-Rechnung unter sonstige betriebliche Erträge erfasst. Aber es lässt sich beim Finanzamt eine Verrechnung beantragen. Die Zulage wird dann zur nächsten Festsetzung von Einkommen- oder Körperschaftsteuer abgezogen.
Was sind die häufigsten Fehler bei der Buchung der Forschungszulage und wie kann man sie vermeiden?
Viele Unternehmen legen zunächst den Aktivierungszeitpunkt falsch aus. Eine geplante Antragstellung beim Finanzamt vor dem Abschlussstichtag reicht bereits für eine Aktivierung aus. Ebenso wird gerne fälschlicherweise eine steuerbezogene Position in der GuV gewählt. Die Buchung der Zulage sollte jedoch immer unter den sonstigen betrieblichen Erträge erfolgen!
Fazit: Mit unseren Tipps zur korrekten Bilanzierung die Forschungszulage richtig buchen
Forschung und Entwicklung sind für die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen unabdingbar. Um die dafür hohen Investitionen besser schultern zu können, gibt es seit 2020 die attraktive Forschungszulage. Unternehmen aller Größen und Branchen können sich dadurch jedes Jahr bis zu 3,5 Millionen Euro finanzielle Unterstützung sichern!
Bei der Bilanzierung der Forschungszulage gibt es aber auch einige wichtige Punkte zu beachten. Nach einer Bewilligung (Zertifikat) durch die BSFZ kann die Aktivierung bereits mit der (geplanten) Antragstellung beim Finanzamt erfolgen. Anschließend wird die Zulage unter den sonstigen betrieblichen Erträgen der GuV-Rechnung verbucht.
Im folgenden Schritt verrechnet das Finanzamt die gewährte Forschungszulage mit der nächsten Festsetzung von Einkommen- oder Körperschaftsteuer. Daraus ergibt sich im Idealfall eine komplett steuerfreie Erstattung!
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Die Forschungszulage ist eine attraktive Maßnahme, um Forschung und Entwicklung zu fördern. Doch die Antragstellung, der Dokumentationsprozess und die nachfolgenden Schritte können durchaus kompliziert sein. Mit dem richtigen Berater an deiner Seite sparst du nicht nur unglaublich viel Arbeit, sondern maximierst auch deine Erfolgschancen! Unsere Bewilligungsquote liegt bei über 95 %!
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