Durch das Gesetz zur steuerlichen Förderung von Forschung und Entwicklung können Unternehmen attraktive Zulagen von bis zu 25% beantragen. Förderfähig sind alle steuerpflichtigen Unternehmen – unabhängig von der Branche, Rechtsform und Größe. Zudem kann die Förderung auch rückwirkend bis zum 01. Januar 2020 beantragt werden.
Trotz dieser Vorteile wirkt das mehrstufige Antragsverfahren für viele abschreckend. In dieser Anleitung erfährst du, wie du den Antrag auf Forschungszulage erfolgreich stellst – von der Vorbereitung bis zur Einreichung.
Hinweis: In unserem Forschungszulage-FAQ findest du alle nötigen Informationen zu den Voraussetzungen der Zulage. So erfährst du nicht nur, wer und was gefördert wird, sondern auch wie hoch die maximale Förderung ausfällt.
Schritt für Schritt-Anleitung zum Forschungszulage-Antrag
Bevor das eigentliche Antragsverfahren starten kann, sind einige Vorbereitungen notwendig. Denn bedenke: Je besser das Projekt im Vorfeld aufbereitet und argumentiert ist, desto höher sind die Chancen auf eine Bewilligung und Auszahlung der Forschungszulage.
Hier arbeitet der Antragsteller in der Regel mit einer Förderberatung zusammen. Wir erklären dir in diesem Guide, wie der komplette Antragsprozess ablaufen kann.
Bevor der Forschungszulage Antrag gestellt wird, sind einige Vorbereitungen zu treffen.
1. Erstgespräch: Förderfähigkeit prüfen
Der erste Schritt besteht darin, zu prüfen, ob dein Vorhaben unter die förderfähigen F&E-Aktivitäten fällt. Jedes Projekt ist einzigartig und muss individuell auf Förderfähigkeit geprüft werden.
Hol dir daher am besten einen Termin für ein kostenloses Beratungsgespräch bei einem professionellen Förderberater. Dieser gibt dir eine erste Einschätzung, ob dein Projekt für die Förderung in Frage kommt.
Beachte, dass sowohl die Abgrenzung der förderfähigen Ausgaben als auch die inhaltliche Argumentation entscheidend dafür sein können, ob dein Antrag bewilligt wird oder nicht.
2. Kick-Off: Den Antragsprozess planen
Bevor du mit der inhaltlichen Vorbereitung beginnst, solltest du den gesamten Prozess strukturieren. Ein Kick-Off-Meeting hilft dabei, wichtige Punkte zu klären.
So gehst du vor:
- Team zusammenstellen: Idealerweise sollten Mitarbeiter mit technischem Hintergrund (z.B. ein Software-Architekt oder Ingenieur) sowie Personen aus der Buchhaltung oder dem Projektmanagement und ein Förderberater beteiligt sein.
- Termine planen: Für die Erarbeitung der Inhalte solltest du 2-4 Wochen einplanen. Die Bearbeitung des Antrags kann bis zu 12 Wochen dauern, bei Fristverlängerung oder Widersprüchen noch länger. Plane einen Puffer ein, wenn es dein erster Antrag dieser Art ist. Informiere dein Team über wichtige Deadlines und lege fest, wer was bis wann zu liefern hat.
- Formulare beschaffen: Besorge dir alle erforderlichen Vorlagen und Formulare für Projektkalkulation und technische Dokumentation. Wenn du den Antrag zusammen mit einem Berater stellst, wird dir dieser alles Wichtige zur Verfügung stellen.
3. Vorbereitung des Antrags
Im nächsten Schritt geht es um die inhaltliche Vorbereitung. Verschiedene Aufgaben können im Team parallel bearbeitet werden, um den Prozess zu beschleunigen.
Tipp: Achten Sie darauf, dass Personen mit technischem Hintergrund in die Dokumentation einbezogen werden, um die fachliche Richtigkeit zu gewährleisten.
- Förderstrategie entwickeln: Arbeite am besten mit einem Berater zusammen, um die ideale Strategie für deinen Antrag zu erarbeiten.
- Projekte und Ausgaben identifizieren: Überprüfe, welche deiner Projekte und Ausgaben nach dem Forschungszulagengesetz förderfähig sind. Hierzu ist eine detaillierte Projektkalkulation deiner Forschungs- und Entwicklungsprojekte notwendig. Es sollten stets die oben genannten Kriterien für die Förderfähigkeit erfüllt sein. Frag am besten deine Kollegen aus der Buchhaltung oder dem Projektmanagement.
- Aufwendungen ermitteln: Sammle alle Nachweise für diese Ausgaben, damit du sie im Antrag transparent darstellen kannst.
- Projekttechnische Dokumentation erstellen: Hier wird die Technologie auf Sachebene erklärt und die Förderfähigkeit des F&E-Projektes dargestellt. Es sollte klar werden, wie genau die Technologie funktioniert und warum sie den Förderkriterien entspricht.
- Bevollmächtigung erteilen: Erteile deinem Förderberater die nötige Vollmacht zur Einreichung der Anträge und Bearbeitung der Nachforderungen. So stellst du sicher, dass alle Unterlagen fristgerecht eingereicht werden und bei Nachforderungen schnell reagiert werden kann. Dafür benötigst Du das ELSTER-Zertifikat deines Unternehmens.
4. Forschungszulage-Antrag einreichen
Hast du deinem Förderberater die nötige Vollmacht erteilt, übernimmt er diesen Schritt für dich. Andernfalls musst du dich zunächst bei der Bescheinigungsstelle für Forschungszulagen (BSFZ) registrieren.
Hinweis: Lasse vor der Einreichung deine Antragstexte, Kalkulationen und Grafiken nochmal prüfen, damit keine Fehler entstehen, durch die dein Antrag möglicherweise abgelehnt wird.
Den Antrag musst du nun digital mithilfe des ELSTER-Zertifikats signieren und bei der BSFZ einreichen.
Tipp: Ein Berater kann dich hier unterstützen und sicherstellen, dass alle Dokumente fristgerecht eingereicht werden.
Dann beginnt das eigentliche Antragsverfahren. Ein Gutachter prüft nun, ob die Kriterien zur Einordnung als F&E-Vorhaben erfüllt sind. Hierbei können inhaltliche Fragen und Nachforderungen aufkommen, bei denen dich deine Berater unterstützen werden.
Nach der Antragstellung – von der Prüfung bis zur Auszahlung der Forschungszulage
5. Prüfung deines Antrags durch einen Gutachter der BSFZ
Dein Forschungszulage Antrag liegt jetzt beim Gutachter der Bescheinigungsstelle für Forschungszulage (BSFZ). Dieser prüft, ob die Kriterien der Förderfähigkeit erfüllt sind, die in der Allgemeinen Gruppenfreistellungsverordnung (AGVO) definiert sind.
Alle Kriterien müssen erfüllt sein, damit dein Projekt als Forschungs- und Entwicklungsvorhaben gilt und somit damit förderfähig im Sinne des FZulG ist.
Folgende Kriterien werden überprüft:
- Neuartigkeit: Das Kriterium der Neuartigkeit setzt voraus, dass die Arbeiten darauf abzielen, neue Kenntnisse und Fertigkeiten zu gewinnen oder vorhandene wissenschaftliche, technische, wirtschaftliche oder sonstige einschlägige Erkenntnisse und Fertigkeiten, Konzepte, Strategien, Methoden oder Technologien (Stand der Technik) in neuer Weise zu nutzen. Dies erfolgt mit dem Ziel, über bereits bestehende routinemäßige (Dienst-)Leistungen bzw. Standardprozesse hinaus neue Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen zu entwickeln oder wesentliche Verbesserungen bei bestehenden Produkten, Verfahren oder Dienstleistungen bzw. die Erschließung neuer Geschäftsmodelle und/oder Methoden herbeizuführen.
- Risiko / Unwägbarkeit: Das Kriterium Risiko / Unwägbarkeit ist dann erfüllt, wenn wissenschaftliche bzw. technische Hemmnisse, Risiken oder Herausforderungen bestehen, die die Zielerreichung gefährden und so im Extremfall zum Scheitern des Vorhabens führen könnten.
- Planmäßigkeit: Das Kriterium der Planmäßigkeit erfordert, dass die Arbeiten genau definierte Aufgaben wissenschaftlicher oder technischer Art mit klar festgelegten Zielen beinhalten. Die Planung der durchzuführenden Tätigkeiten erfolgt etwa über einen Zeit- bzw. Arbeitsplan mit entsprechender Ressourcen- und Personalplanung, Arbeitspaketen und ggf. Meilensteinen oder durch die Darstellung einzelner Verfahrensschritte und der jeweils erwarteten (Zwischen-)Ergebnisse.
Der Prozess der Bescheinigung dauert bis zu 12 Wochen. In diesem Zeitraum kann es zu Nachforderungen durch den Gutachter kommen. Die Frist zur Beantwortung dieser Nachforderungen liegt in der Regel bei 2 Wochen. Du musst also schnell reagieren.
Denn die Nachforderungen können von der Beantwortung einfacher Fragen bis zur Erarbeitung weiterer Unterlagen wie Kalkulationen, Grafiken oder technischen Dokumentationen reichen. Dein Förderberater wird dir helfen, die richtigen Antworten auf die Nachforderungen zu erarbeiten.
6. Bewilligung deines Forschungszulage Antrags
Im Idealfall erhältst du dann von der Bescheinigungsstelle einen Bescheid eine Bescheinigung, dass dein eingereichtes Projekt als Forschungs- und Entwicklungsvorhaben zertifiziert ist. Diese Bescheinigung berechtigt dich, die steuerfreie Forschungszulage in Anspruch zu nehmen.
Man kann also zu diesem Zeitpunkt von einer Bewilligung deines Forschungszulage Antrags sprechen. Sie wird im Portal der Bescheinigungsstelle, in dem du den Forschungszulage Antrag eingereicht hast, hochgeladen. Du und deine Bevollmächtigten werden per E-Mail benachrichtigt.
Die Bescheinigung geht automatisch in Kopie an dein zuständiges Finanzamt.
7. Auszahlung
Die steuerfreie Forschungszulage ist eine Förderung in Form einer steuerlichen Rückerstattung. Diese wird ausgezahlt, sobald dein Unternehmen die nächste Körperschaftssteuererklärung einreicht. Dein Förderberater wird dich bis zur Auszahlung des Betrags auf dein Konto beim Prozess begleiten.
Zum Thema: Forschungszulage Auszahlung: Das musst du wissen
Fünf Fragen zur Antragstellung mit Beratern
Wie läuft der Prozess der Forschungszulagen-Beratung ab?
- Kostenloses Erstgespräch mit einem erfahrenen Fördermittelberater
- Kick-Off und erste Briefings
- Gemeinsame Erarbeitung einer individuellen Förderstrategie, relevanter Inhalte und Dokumentationen inklusive der Antragstellung
- Antragstellung, Beratung und Steuerung bei Nachforderungen und Widersprüchen bis zur Auszahlung der Zulage
Welche Voraussetzungen sind für eine Fördermittelberatung erforderlich?
Jeder kann und sollte sich beim Antragsverfahren für Fördermittel Unterstützung holen, unabhängig von der Unternehmensgröße oder -branche. Erkundige dich vorher, ob dein Berater Erfahrungen mit dem jeweiligen Förderbereich hat.
Was grenzt uns von anderen Beratungsdienstleistern ab
Jedes Forschungsprojekt ist einzigartig und bringt individuelle Herausforderungen mit sich. Deshalb gibt es kein allgemein gültiges “Kochrezept”, um den perfekten Antrag zu stellen. Hol dir professionelle Beratung für die größten Chancen auf eine Bewilligung.
Welchen Nutzen habe ich von einer professionellen Beratung für Forschungszulagen?
Förderanträge können komplex sein, das Antragsverfahren unübersichtlich. Mithilfe einer professionellen Beratung kannst du dir sicher sein, dass alle Vorgaben und Fristen eingehalten werden.
Kann ich vorab Erstberatung in Anspruch nehmen?
Natürlich. In einem kostenlosen Erstgespräch kannst du erfragen, ob dein Projekt für die Forschungszulage in Frage kommt und wie deine Chancen stehen. Klicke hier und vereinbare noch heute einen Termin.
